_{Den här artikeln skrev jag (Ylva Nyhlén) 230328 och lade upp på Linkedin. Kanske kan den tillföra något även här , för dig som läsare?}

Psykosocial arbetsmiljö är ett viktigt ämne i dagens arbetsliv, och begreppet psykologisk trygghet har blivit alltmer uppmärksammat på senare tid. Psykologisk trygghet handlar om att chefer och medarbetare ska känna sig trygga nog att våga uttrycka sina åsikter, ställa frågor och göra fel utan rädsla för att bli dömda eller bestraffade.

Många företag har försökt att införa regler och riktlinjer för att främja psykologisk trygghet i organisationen. Men det är viktigt att komma ihåg att psykologisk trygghet inte kan regleras fram. Psykologisk trygghet handlar om relationer och känslor, vilket är något som inte kan skapas genom policyer och procedurer. Får vi däremot möjligheten att lära känna varandra på ett nytt sätt, så förstår vi att vi inte bara beter oss olika, vi reagerar och känner också olika. För det är lätt att säga att vi uppskattar olikheter, men när vi i vardagen faktiskt beter oss och uttrycker oss olika, så är det svårare att acceptera.

Att skapa en kultur präglad av psykologisk trygghet kräver därför ett engagemang från hela organisationen, och det börjar hos ledningen. Det handlar om att skapa en miljö där både chefer och medarbetare känner sig bekväma att vara sig själva och vågar ifrågasätta och uttrycka åsikter. Det handlar också om att visa empati och respekt för varandra och samtidigt kunna uppskatta och hantera konflikter. För har vi inga konflikter så är det osannolikt att vi vågar uttrycka oss fritt ”på riktigt”. Våra olikheter innebär nämligen också att vi vill ”bli kommunicerade med” på olika sätt. Så det den ena personen uppfattar som en uppfriskande, rak och tydlig feedback, kan av en annan person uppfattas som ett direkt påhopp. Det behöver vi kunna hantera när det händer. Och styr vi detta med regler, så är det bara en viss sorts kommunikation som tillåts och därmed får inte alla längre vara sig själva. Även om vi säger det.

Att vi uppfattar samma budskap eller händelse på olika sätt förklaras av att vi har olika ”styrkeblandningar”, det vill säga de karaktärsdrag som gör var och en av oss extra bra på något. Det kan vi lära oss mer om genom till exempel PDP®-systemet. För förstår vi hur personer med en viss styrkeblandning kommunicerar, så vet vi också varför de uttrycker sig som de gör (både i tal och skrift) och vi förstår att det inte är personligt till mig. Vi lär oss också hur vi (utifrån den vi är) kan bemöta olika personer, utan att de behöver anpassa sig i alla lägen. För vem ska bestämma vilket beteende som är ”okej” i en organisation med många olika människor? Vem har det ”bästa” beteendet? Ja det kan vi självklart inte avgöra, eftersom vi är rörande överens om att vi behöver våra olikheter.

Så vad kan en organisation göra för att främja psykologisk trygghet? Det handlar om att skapa en kultur där det är tillåtet att misslyckas och där medarbetare uppmuntras att uttrycka sina åsikter. Där vi inte är rädda för att tycka olika och kanske få en verbal konflikt kring det. Vågar vi ta hand om det direkt och lyssna på varandra kan vi lära oss mycket och hitta bättre lösningar kring sakfrågorna. Och dessutom fördjupar vi vår förståelse och uppskattning av varandra till nästa gång vi tycker olika. Ledningen kan och bör självklart ta initiativ och vara förebilder i att skapa en öppen och transparent kommunikation, där det är tydligt vad som förväntas av alla i organisationen. Och när något blir fel, vilket det blir även i en organisation med en ”äkta” öppen kommunikation, då måste även de kunna be om ursäkt. För ledningens beteende är avgörande i en kultur med psykologisk trygghet, eftersom de sätter tonen och skapar tilliten.

Sammanfattningsvis kan psykologisk trygghet inte regleras fram i en organisation. Det handlar om att skapa en kultur av öppenhet, respekt och empati där chefer och medarbetare känner sig trygga att vara sig själva och uttrycka sina åsikter utan rädsla för att bli dömda eller bestraffade. Det är något alla i organisationen måste engagera sig i och det börjar med ledningen och med kunskap.

För att underlätta det här arbetet finns hela PDP®-systemet, som tagits fram just för detta ändamål. Med PDP®s hjälp skapas den grundförståelse vi faktiskt behöver i en organisation för att på riktigt kunna acceptera och uppskatta våra olikheter. Inte bara i ord, utan också i handling!

(Det här inlägget är nästan en total repris av ett inlägg från 2021, men eftersom ämnet fortfarande är så aktuellt så kör vi det igen!)

Härligt att 2023 äntligen är igång! Låt oss tillsammans fylla det med vänlighet, respekt och omtanke. Med det i åtanke sticker jag ut hakan och ger mig på ordet ”kränkt”. Vem är det som driver agendan att överanvända ett så viktigt ord så det helt tappar stinget? Jag vill istället på allvar re-lansera ordet FÖROLÄMPAD. Hur går det ihop med vänlighet respekt och omtanke undrar du??

Jo, det beror helt enkelt på mina egna definitioner och upplevelser av dessa ord samt min envisa vilja att se människor som starka. För mig är att vara förolämpad att anse att personen som uttalat sig har fel, brister i omdöme och helt enkelt borde be om ursäkt för sitt olämpliga beteende/uttalande. Det vill säga JAG äger situationen och avgör vad som är rätt och vad jag vill ta till mig. Och jag hör det ordet så sällan numera, medan ordet KRÄNKT ständigt dyker upp…

Med min definition har det gått inflation i det ordet, som för mig innebär att något någon annan säger eller gör går in under mitt skal och gör mig illa. Jag blir ledsen och sårad av att bli kränkt. Av en förolämpning blir jag mer arg och förbannad. Skillnaden för mig bottnar i att för att bli kränkt behöver den som kränker mig vara någon som jag ser som en klok och av mig uppskattad person. Allt negativt från övriga ser jag som en ren förolämpning, även om jag faktiskt oftast inte reagerar så mycket på det .

Min pappa var väldigt duktig på det här. Kanske lite för duktig, för så fort han fick kritik för något så körde han ”by default” kommentaren ”Uppenbarligen en ovederhäftig person och därför kan jag inte bry mig om vad han/hon säger” (hen fanns inte på den tiden😄). Det är att dra det lite väl långt, för det blir ju svårt att utvecklas då, men faktiskt betydligt bättre än att ständigt bli ledsen och sårad. Så jag uppmanar till försiktighet med vad som tas in och från vem! Och att efterfråga en ursäkt om det behövs… Då kan också vederbörande få chansen att förklara sig.

Jag tycker nog generellt att vi lägger lite för mycket tilltro till att människor ska uttala sig och bete sig som vuxna, kloka, balanserade personer, när vi vet att det inte alltid är så det är. I vardagslivet blir folk stressade, känner sig trängda, har för mycket att hålla reda på och det gör att de inte är i sitt ”kloka jag”. Därför kommer mycket konstigt ut från både dig, mig och andra (tror i alla fall jag). Så innan vi själva kan säga att vi aldrig någonsin säger eller gör något som någon annan kan uppfatta som kränkande tror jag det är viktigt med gradskillnaden. Och att ge möjligheten till att ändra sitt uttalande/ beteende om det missuppfattats. Eller möjligheten till att be om ursäkt. Och slutligen att bygga vårt eget teflonskal som gör att det blir lättare att hålla ogenomtänkta ord och handlingar där de hör hemma, på utsidan där de rinner av och försvinner. Synpunkter?

ÄNTLIGEN är det dags för ett nytt år! Dags att summera det gamla året och börja lägga upp strategierna för det nya, helt öppna året! Jag tycker det är så skönt att varje år få se vad som är klart och vad jag behöver omstarta på det nya året. Att sätta upp nya mål och intentioner och sedan skapa planer för hur vi ska nå dem, det njuter jag av!

Att avsluta med ett ”årsbokslut” över vad som hänt under det gångna året, vad som lyckades och vad som inte blev enligt plan, är något de flesta företag och organisationer i alla fall har intentionen att göra. Dock tar det tid och vi är ofta mer inriktade på framtiden än på det förflutna. Men förutom att vi kan lära oss av tidigare erfarenheter, ligger det också ett värde i att se hur mycket vi faktiskt åstadkommit! När vi är ”mitt i matchen” hinner vi inte fundera över det, utan för de flesta jag känner handlar det bara om att fokusera på att få saker gjorda här och nu. Och ofta ligger vi efter i vår egen agenda och känner att vi inte alls hinner det som vi planerat. Iaf är det så för mig, som är en evig tidsoptimist. Då är det nyttigt att se vad som faktiskt har hunnits med!

Det roligaste är ändå att planera framåt. När nästa år ligger som ett oskrivet blad framför oss. Jag får känslan av att allt är möjligt, trots att det som händer i världen idag gör det svårt att tro på någon längre framtid… Men i det lilla, i min egen del av världen, där kan jag göra vad jag kan för att sprida glädje, energi, kunskap och dela insikter med andra och där finns det bara möjligheter! Och tillsammans kan vi skapa fantastiska saker! Fokuset på här och nu och en positiv framtidstro, är om möjligt ännu viktigare när det stormar ”där ute”. Så låt oss tro på 2023 som ett år som blir fredens år ”där ute” och ett energi- och glädjefyllt år för dig och mig och de verksamheter vi verkar i.

Vi kan bara göra vårt bästa och med en genomtänkt och positivt framtagen plan, med en blick i backspegeln för att ha med oss lärdomar och känslan av vår kraft och förmåga, kommer vi självklart skapa ett magiskt 2023! Eller hur?

GOTT NYTT ÅR KÄRA DU!!

HAR DU VERKLIGEN RÅD ATT INTE …använda varenda person i verksamheten på det mest effektiva sättet? …se till att allas styrkor verkligen får komma till nytta i verksamheten? …stoppa det energitapp, litet eller stort, alla medarbetare och chefer har av blandade orsaker? För effektiviteten och prestationsglädjen finns ju inom räckhåll och är inte så himla komplicerade att styra upp.

Vad handlar det om då? För att du ska ha en siffra att kunna ta ställning till i sammanhanget så gör vi en liten formel du kan använda. Med ett excelark och lite formler kan man slå hela världen med häpnad (säger ekonomen i mig😁)!. En formel är till exempel så här:

Totala antalet arbetade timmar * %-ineffektivitet = Missade värdeskapande timmar

10 personer = 1 600 timmar på en månad. Säg att 5% av dessa är onödig tidsåtgång på

grund av svår/tråkig uppgift (även med tappad energi och motivation som följd).

I siffror: 1 600*5% = 80 timmar = Två arbetsveckor. På EN MÅNAD!!

Jag avstår från att räkna timmarna i kostnader, för det är ju inte bara på kostnadssidan detta får effekt. Två veckors förslösad tid som, om de använts till värdeskapande uppgifter, kanske hade gett en ny riktigt stor affär. Eller skapat en extra nöjd kund som därför stannar kvar även nästa år. Och så vidare. Så kostnaden är den lilla delen, även om den på ett år och med många medarbetare är rejält mycket pengar i sjön. För att inte tala om motivationstapp, irritation, känsla av misslyckande, stress, med mera som medarbetare och chefer upplever när de använder sin tid till fel saker.

Så jag upprepar min fråga, HAR DU VERKLIGEN RÅD ATT INTE ENERGIOPTIMERA VERKSAMHETEN??

Eller så kan du glädja dig åt de 95% (i exemplet) som är effektiva! Om du tror de stämmer…😉 Som sagt, hör av dig så kan vi räkna på riktiga exempel hos dig! Jag älskar att räkna!